Het Nieuwe Werken

Vertrouwen, verantwoordelijkheid en vrijheid
Het Nieuwe Werken is voor onze organisatie een logisch vervolg op de organisatievisie ‘Op weg naar verder’. Het Nieuwe Werken is voor ons: vertrouwen in jezelf, collega’s en de samenleving, verantwoordelijkheid nemen voor je werk, vrijheid in de wijze waarop je je werk doet.

Bezuinigingsdialoog

2011 was mede het jaar van de Zeister Bezuinigingsdialoog. De bezuinigingsopgave waar Zeist de komende jaren voor staat is samen met burgers en organisaties opgepakt. In zogenaamde expertteams werden de bezuinigingsvoorstellen op acht maatschappelijke thema’s gemaakt door burgers en organisatievertegenwoordigers. Daarbij had de gemeente een puur procesbegeleidende rol zonder zich met de inhoud te bemoeien. Deze ver doorgevoerde vorm van burgerparticipatie op dit onderwerp is speciaal. Zó speciaal dat de gemeente Zeist één van de vijf gemeenten is die specifiek door het Ministerie van Binnenlandse Zaken gevolgd wordt als het gaat om burgerparticipatie.

Dat het speciaal was merkten we ook in de ambtelijke organisatie. Voor elk thema werd een Chef de Dossier en Secondant gezocht om het proces met de expertteams te begeleiden. De term Chef de Dossier was overgenomen van de Europese Commissie in Brussel, waar besluitvormingsprocessen met diverse belangenvertegenwoordigers begeleidt word vanuit deze rol.

Uiteindelijk is een team van mensen uit de hele gemeentelijke organisatie bij elkaar gekomen om als Chefs en Secondanten deze spannende klus te klaren met de Zeister samenleving. Van maart t/m mei werden door de expertteams een maatschappelijke visie en daarop aansluitende bezuinigingsvoorstellen gemaakt in zes avondbijeenkomsten. De informatie die door de hele ambtelijke organisatie werd aangeleverd aan de expertteams gedurende dit proces was van groot belang om tot de voorstellen te komen.

In juni zijn alle bezuinigingsvoorstellen verzameld, gebundeld en vervolgens richting college en raad gegaan. Uiteindelijk heeft de raad in november besloten het overgrote deel van de voorstellen over te nemen. Een succesvolle afloop van een spannend en innovatief proces, waarbij de samenleving, het bestuur en de ambtelijke organisatie zich ieder van haar beste kant heeft laten zien.

Deze manier van werken met de samenleving is zo positief verlopen dat voor de implementatie van de bezuinigingsvoorstellen opnieuw een team uit de organisatie is samengesteld. Deze Chefs de Coördinatie zullen ook in 2012 weer de samenleving, het bestuur en de ambtelijke organisatie daar waar nodig verbinden bij het invoeren van de voorstellen.

Regionale mobiliteit is een succes!

2011 is de samenwerking met omliggende gemeenten versterkt met als resultaat dat er per 1 januari 2012 een gezamenlijke arbeidsmarkt is ontstaan. Hiermee verbeteren we het loopbaanperspectief van onze medewerkers. Bovendien kunnen we ons als gemeenten samen sterker en duidelijker profileren op de arbeidsmarkt in het oosten van de provincie Utrecht. Of het nu gaat om vacaturevervulling, een tijdelijke klus zoals projectbezetting, vervanging wegens zwangerschapsverlof, een kijkje in een andere keuken of een re-integratie na (langdurige) ziekte of een arbeidsconflict: het blijkt dat wij elkaar op een positieve manier beïnvloeden en de kansen voor onze medewerkers vergroten. En deze weg zetten wij graag voort!

De gemeenten die aangesloten zijn, zijn De Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede. Binnenkort zullen de gemeenten Bunnik, Leusden, Woudenberg en Scherpenzeel ook aansluiten. Vanaf januari 2011 zijn vacatures voor medewerkers van de “kringgemeenten” opengesteld voordat deze extern werden geplaatst. In de regio heeft dat tot nu toe geleid tot een aantal benoemingen. Ook in Zeist hebben we profijt van deze afspraken. Zo is Luuk Beckers vanuit Wijk bij Duurstede bij ons komen werken.

In 2012 zetten we een stap verder en hebben alle medewerkers van deelnemende gemeenten status van ‘interne kandidaat’. Met elkaar creëren we dan een interne arbeidsmarkt van zo’n 2.200 fte (circa 2.500 medewerkers). Op deze manier wordt de doorstroom bevorderd en behouden tegelijk onze talenten en ambitieuze medewerkers binnen onze regio.

Opleiden en ontwikkelen 2011

Vanwege de centralisatie van de opleidingsbudgetten in 2010 en meer grip op opleiden en ontwikkelen en de daarbij behorende uitgaven, is in 2011 de Zeist Academie van start gegaan. In het najaar van 2011 zijn de eerste interne trainingen geweest. We hebben nog niet geëvalueerd, maar zowel leidinggevenden als medewerkers zijn erg enthousiast.

De Zeist Academie is een intern trainingscentrum vóór en dóór medewerkers. Door het inzetten van kwaliteiten en talenten van de eigen medewerkers, die trainingen geven, ontstaat een vorm kennisdelen en samen blijven ontwikkelen. Het is mooi dat we die kennis gebundeld intern kunnen aanbieden. Dit bespaart kosten omdat we dan weinig gebruik maken van dure externe trainers. Daarnaast kunnen collega’s hun talenten verder ontwikkelen door trainingen te geven via de Zeist Academie. De trainingen die we via de Zeist Academie aanbieden zijn niet verplicht; we hanteren het principe “leren wil je zelf!”. Het gaat hierbij om de eigen verantwoordelijkheid. Wil je een training volgen, dan is het uitgangspunt dat je hierover in gesprek gaat met je leidinggevende.

Het programma-aanbod stemmen we zoveel mogelijk af op de actuele (in- en externe) ontwikkelingen en zullen we daarom blijven aanpassen aan de behoeften van de mensen in de organisatie.

Visie van de gemeentelijke organisatie

De gemeente Zeist heeft sinds maart 2010 een definitieve visie. Een visie op de eigen organisatie. Deze visie beschrijft niet zozeer wat we gaan doen, dat is vastgelegd in het Ontwikkelingsperspectief en de Structuurvisie van Zeist. Het beschrijft hoe we gaan werken. Met elkaar en met de inwoners.
 
En de kern is dat we in ons dagelijks werk en in al onze contacten de volgende kernbegrippen als uitgangspunt nemen: Vertrouwen, Nabijheid en Kracht. En dat we als gemeentelijke organisatie klein en bescheiden durven te zijn. Zowel als organisatie als in onze rol in de samenleving.

Ineke Lissenberg, Gemeentesecretaris

Ieder1 aan het Rond

Vele bijdragen van vele collega's...

Ieder1 aan Het Rond! Onder dat motto werken we eind 2013 met z'n allen aan Het Rond. Daarvoor bouwen we een nieuw, eigentijds deel aan het bestaande gemeentehuis. Bovendien richten we het Langkeekgebouw (jaren 80 deel) helemaal opnieuw in. In het vernieuwde gemeentehuis gaan we werken volgens de principes van Het Nieuwe Werken. Het uiteindelijke doel? Werken volgens de geest van de organisatievisie. 

Het jaar 2011 stond in het teken van ‘bezint eer ge begint’. We hebben gewerkt aan het ontwerp voor de inrichting, en velen in onze organisatie hebben daarin meegeholpen. In januari was er een personeelsbijeenkomst waarin de interieurarchitect de plannen rond de inrichting gepresenteerde. Vervolgens werd in subsessies verder gesproken over bepaalde thema’s. Ook kon iedereen zijn of haar vragen schriftelijk indienen. De projectorganisatie heeft deze vragen allemaal van een antwoord voorzien en op intranet gepubliceerd. De vruchten van deze personeelsbijeenkomst, plus het advies van de OR, zijn verwerkt in de plannen. Dit leidde rond de zomer tot een definitief ontwerp. 

Veel collega’s hebben in diverse werkgroepen meegedacht over het definitief ontwerp van de inrichting. Nadat het ontwerp definitief was geworden, zijn de werkgroepen samengevoegd tot één werkgroep Inrichting. Deze werkgroep begeleidt de technische uitwerking van het definitief ontwerp. In 2011 is ook de werkgroep Verhuizing gestart, die de verhuizingen van de organisatie voorbereid. 

Dankzij de bijdragen van heel veel collega’s ligt er een mooi ontwerp waar we in 2012 mee verder kunnen!

Efficientere processen

Maar niet alleen de digitale processen zijn onder de loep genomen, er is ook gekeken naar samenwerking. Samenwerken met collega’s maar ook met de samenleving. Klantgericht werken staat daarbij voorop. In dit filmpje zie je hoe we onze openingstijden hebben aangepast aan de wensen van de burger.

Jaarverslag OR Gemeente Zeist 2011

Met een gemotiveerde OR hebben we het volgende gedaan:

Advies en instemming:

Adviezen:

• OR advies Parkeerservice (02-02-2011)
• OR conceptadvies over het conceptinrichtingsplan Gemeentehuis (08-03-2011)
• OR advies Generiek functieboek Gemeente Zeist (08-03-2011)
• OR Concept advies m.b.t. Verplaatsen gemeentewerf (08 mei 2011)
• OR advies inzake organisatiewijziging Team Maatschappelijke Voorzieningen n.a.v. nieuwe verordening WMO (28-06-2011)
• OR advies inzake ontwikkeling COS (05-12-2011)

Instemming:

• OR instemming inzake ombudsman (20-09-2011)

Overige stukken:

• Brief 'Terugblik door de OR van de Gemeente Zeist op OWNDK' (03-05-2011)

Acties en vernieuwingen:

• De Commissie HRM vergadert sinds het najaar 2011 samen met het GO. Met deze nauwe samenwerking zijn zaken beter en eerder inzichtelijk.
• Meer commissies en werkgroepen zijn enorm actief geweest en ware zeer waardevol om tot goede adviezen te komen.
• Bezoek aan GMT en BMO.
• Bezoek diverse werkoverleggen.
• Met grote regelmaat hebben wij posters verspreid om de aandacht te trekken voor een bepaald item of om informatie te communiceren.
• Regelmatige berichtgevingen op intranet.
• Op de homepagina van intranet is een directe link gekomen naar de OR-pagina.
• Hoewel de OR-pagina sterk is verbeterd, is de actualiteit nauwelijks bij te benen. Dit heeft onze aandacht.
• In het najaar van 2011 heeft de OR een zeer waardevolle enquête gehouden met een goede respons. De uitkomsten hiervan zullen apart worden gecommuniceerd.

Achter:
Eddie Mazee (aspirant lid), Hans Goes, Ali Rus (Vicesecretaris), Huib Aapkes (voorzitter), Lea Luiten (Secretaris) en Dick Broekharst.

Voor:
Gerda Muller (Ambtelijk Secretaris), John Brink, Tirza Menger van de Grootevheen (aspirant lid) en Arie Theisens (Vicevoorzitter)

Verder:
Anita Beenen is waarnemer in de OR vanuit het GO.
Huib Aapkes is waanemer in het GO vanuit de OR.

Commissies:

Commissie voor Veiligheid Gezondheid Welzijn en Milieu (VGWM):
Rita Aalten (in memoriam), Peter Boonekamp, John Brink, Dick Broekharst, Anne-Marie van Dijck, Hans Goes en Gerda Muller.

Commissie Human Resource Management (HRM):
Lea Luiten, Jaap Pongers, Ilja Puister, Gerard Rijerse, Ali Rus en Arie Theisens.

Deze commissie heeft uitsteken werk verricht voor o.a. het functieboek.

Commissie Organisatie Ontwikkeling (O&O):
Deze commissie heeft in 2011 niet vergaderd en heeft nu geen actieve leden.

Commissie PR:
John Brink, Dick Broekharst, Tirza Menger van de Grootevheen en Gerda Muller.

Werkgroepen:

Een aantal wekrgroepen heeft zich gedurende kortere of langere tijd gebogen over de volgende onderwerpen:

• Gemeentewerf
• Nieuwbouw
• HNW
• Werkkostenregeling + reiskosten

Vergaderingen:

De OR is in 2011 in totaal 23 maal in vergadering bijeen geweest.

Er werden 8 Overlegvergaderingen gehouden en 8 interne OR-vergaderingen.

Extra OR intern:
31 januari i.v.m. Parkeerservice
21 februari i.v.m. nieuwbouw
22 februari toelichting van Dennis op ontwikkelingen binnen het programma Dienstverlening
26 april over het OR opleidingsplan
6 september toelichting op het Do (definitief ontwerp) voor de nieuwbouw en over stand van zaken ICT

Extra overlegvergadering met Bestuurder:
18 februari over evaluatie werkwijze
26 september halfjaarlijks overleg monitoring met GMT

Bijscholing:

In januari had de OR twee dagen cursus door GITP Opleidingen. Deze cursus is een meerjarig EVC-traject. Dit houdt in Erkenning Verworven Competenties en is ontworpen om de OR op een hoger plan te tillen.

Een trainer van FNV Formaat heeft in april de OR in een dagdeel bijgepraat over het verkiezingstraject.

Met ATIM hebben we, ook in april, een dagdeel besteed aan presentatietechniek.

In augustus is de OR door Wiebe Looijenga van bureau Odyssee-groep ingewijd in de strategie van een 'huiswerkvrije' OR.

Verkiezingen:

De OR heeft veel tijd besteed aan acquisitie, en we verwelkomen de nieuwe OR leden: Ron Minken, Erik van Lonen en Wil Verbiezen.

Graag hadden we nog twee aanmeldingen gehad voor een voltallige OR van 11 leden. Door het uitblijven hiervan waren er geen verkiezingen nodig, die waren gepland voor 13 december 2011. Alle verkiesbare personen zijn geheel conform de Wet Op de Ondernemingsraden (WOR) aangesteld als OR-lid voor de periode van 1 januari 2012 tot 1 januari 2015.

Dankwoord:

De OR dankt iedereen die tijd en aandacht heeft besteed om de OR bij te staan met expertise, informatie, enquête, ideeën en andere inbreng.

Speciale dank aan de vertrekkende OR-leden die gedurende een respectabele periode heel veel voor de OR hebben gedaan: Ali Rus (9 jaar en vicesecretaris), Arie Theisens (12 jaar met een onderbreking en vicevoorzitter) en Dick Broekharst (6 jaar).

Jaarcijfers

Download

Archief