Sociaal jaarverslag Zeist 2010

Bekijk hiernaast de intro van gemeentesecretaris Ineke Lissenberg.

Door op de terug knop te klikken, kunnen alle dossiers bekeken worden.

Visie

Op weg naar Verder
In 2010 is de toekomstvisie van de gemeentelijke organisatie op papier gezet en in beeld gebracht. Tijdens een winterwandeling in de prachtige Zeister bossen vertelt Ineke Lissenberg wat deze visie is, wat we ons daarbij voor moeten stellen en hoe we daar samen gaan komen.

Samenvattend wil Zeist uitstekende diensten (blijven) verlenen. Aan de ene kant vormen we een vangnet voor degenen die dat nodig hebben, aan de andere kant treden we als gemeente terug om zo de samenleving meer ruimte te geven. De organisatie wordt bescheidener en fungeert als verbinder. Hoe we daar komen zal een zoektocht zijn met vallen en opstaan. Ook moeten we blijven leren van elkaar. ‘Leren ontwikkelen en ontwikkelen leren’ zoals de visie luidt. Er moet vertrouwen zijn in elkaar en in de kracht van de samenleving. Meer kijken naar de mogelijkheden in plaats van naar

de beperkingen. Het ‘op weg gaan’ vergt lef en durf om de dingen die we al jaren gewend zijn eens anders te bekijken en soms ook anders te doen.
De kernwaarden die logischerwijs gekoppeld zijn aan deze visie zijn: ‘Vertrouwen’, ‘Kracht’ en ‘Nabijheid’. Deze laten zich voor nu vertalen in drie kerncompetenties die gelden voor alle medewerkers van de gemeente Zeist, namelijk ‘Klantgerichtheid’, ‘Resultaatgerichtheid’ en ‘Vernieuwend’.

Om de visie tot bloei te laten komen in onze organisatie is gekozen voor een korte en heldere tekst met daarbij de film. Daarnaast hangen in ons gebouw foto’s met teksten ter verduidelijking van onze visie. Zodat met elkaar de dialoog wordt aangegaan. De foto’s zijn gemaakt door onze collega Nicole Luijten. Het benutten van deze creatieve krachten uit onze eigen organisatie past volledig in onze visie.

In 2010 zijn de eerste stappen gezet. In 2011 en daarna gaan we verder op weg.

Stages

Het jaar 2010 was een bijzonder positief jaar op het gebied van stages. Het aantal aanvragen is opgelopen tot ongeveer 270 waarvan het grootste gedeelte bestond uit (V)MBO aanvragen (170). Opvallend was ook de toename van HBO/WO aanvragen (85).
Daarnaast ontvingen we elf verzoeken voor een snuffelstage en zes voor een werkervaringsplaats. In totaal hebben in 2010 54 studenten stage gelopen, waarvan er op dit moment nog 23 werkzaam zijn bij gemeente Zeist.

Het afgelopen jaar is begonnen met de inventarisatie van maatschappelijke stages voor scholieren. Vanaf het schooljaar 2011-2012 krijgt dit een verplicht karakter. Meander is initiator van deze maatschappelijke stages waarbij gemeente Zeist verantwoordelijk is voor een aantal projecten en werkzaamheden.
ECABO is het kenniscentrum beroepsonderwijs/bedrijfsleven voor de economisch/administratieve-, ICT- en veiligheidsberoepen. In juni 2010 werd door ECABO een training verzorgd voor de stagebegeleiders van gemeente Zeist. Ook werd gemeente Zeist het afgelopen jaar tweemaal genomineerd door het kenniscentrum, voor ‘Praktijkbedrijf van het jaar’ en ‘Gemeente van het jaar’ op het gebied van stages. Mede daardoor zijn de contacten met de verschillende kenniscentra aanzienlijk verbeterd. Hetzelfde geldt voor de contacten met de Hogeschool Utrecht, de ROC’s en andere opleidingsinstituten.
De vacaturesite van stagemarkt.nl ziet er een stuk duidelijker, overzichtelijker en aantrekkelijker uit. Dit geldt ook voor onze eigen jobsite. Het stagedeel is op een verfrissende wijze opgeknapt.
Bijna de gehele organisatie kijkt en reageert zeer positief op deze ontwikkelingen. Knelpunt blijft de beschikbaarheid van voldoende werkplekken. Ook blijft het moeilijk de tijd te vinden om stagiaires te begeleiden.

Brandweer

Brandweer Zeist geregionaliseerd

Op 6 juli 2009 gaf het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) groen licht voor de oprichting van een geregionaliseerde brandweer als onderdeel van de VRU. Het doel van deze reorganisatie was één krachtige regionale samenwerkingsorganisatie. Deze organisatie bestaat uit een centraal bureau en vijf districten, met behoud van de lokale verbondenheid en betrokkenheid van het repressief brandweerpersoneel. Na de zomer heeft de gemeenteraad van Zeist, evenals de andere raden in de regio, formeel ingestemd met de VRU. Op 18 december 2009 was de VRU een feit.

Het personele traject van de reorganisatie bleek moeilijker dan het bestuurlijke traject. De VRU heeft nog veel overleg gevoerd met het Bijzonder Georganiseerd Overleg over de plaatsingsprocedure en de rechtspositieregelingen. Op 1 november 2010 zijn ruim 120 medewerkers van de Brandweer Zeist in dienst getreden bij de VRU. Zij gaan gezamenlijk een bijdrage leveren aan de verdere opbouw en inrichting van dit nieuwe samenwerkingsverband.

Functieboek

Definitieve versie functieboek

In de afgelopen maanden is hard gewerkt aan de definitieve versie van het generieke functieboek. Het ziet er iets anders uit dan de conceptversie die we nu gebruiken. Er zijn bijvoorbeeld wijzigingen doorgevoerd die het geheel nog overzichtelijker en duidelijker maken. Het functieboek is goedgekeurd door het GMT en gaat nu de verdere besluitvorming in (OR, GO, College). De verwachting is dat het functieboek medio 2011 vastgesteld kan worden.

Wat is een generiek Functieboek ook alweer?

Sinds 1 juli 2009 hebben alle medewerkers een nieuwe, generieke functiebeschrijving. In een generieke functiebeschrijving staan niet de concrete werkzaamheden van een functie, maar een meer algemene beschrijving van wat er van een medewerker wordt verwacht en de functie-eisen die daarvoor nodig zijn. Aan een generieke functiebeschrijving kun je niet zien in welke afdeling of welk team de functie is ondergebracht. Er staat bijvoorbeeld niet dat de medewerker zich met jeugdbeleid, groenonderhoud of afgifte van paspoorten bezighoudt. Maar wel dat iemand leiding geeft aan een team of afdeling, adviseert, uitvoerende werkzaamheden verricht of ondersteunt. In een generieke functiebeschrijving staat ook welk werk- en denkniveau voor een functie vereist is, welke competenties van toepassing zijn, een korte beschrijving van de benodigde kennis en ervaring, en de salarisschaal. In overleg met je leidinggevende maak je afspraken over de concrete resultaten die je binnen je functie moet behalen, bijvoorbeeld tijdens je werkoverleg en het jaarlijkse ontwikkelgesprek. Deze resultaten zijn input voor je beoordelingsgesprek, later dat jaar.

De voordelen

Het grote voordeel van een generiek functieboek is dat het veel overzichtelijker is dan het systeem dat we voor 1 juli 2009 gebruikten. Er bestonden toen erg veel functiebeschrijvingen, die bij het veranderen van taken en werkzaamheden steeds aangepast moesten worden. Bij een generiek functieboek hoeft dat niet. Je hebt een generieke beschrijving, waarmee ruimte ontstaat om je functie, afhankelijk van afspraken die je hierover maakt met je leidinggevende en binnen de bandbreedte van je functieomschrijving, flexibel in te vullen. Als je bijvoorbeeld tijdelijk gaat werken aan een project, of taken oppakt die je nog niet eerder hebt gedaan, dan betekent dat niet dat je functiebeschrijving meteen moet worden aangepast.

Het vervolg en wanneer krijg je bericht??

Nadat het generieke functieboek is vastgesteld worden alle medewerkers per brief geïnformeerd over de definitieve inpassing van hun functie in het functieboek. Dit gebeurt naar verwachting in het voorjaar van 2011.

Nieuwe jonge medewerkers

De in 2009 succesvol gestarte arbeidsmarktcampagne ‘Ambtenaren zijn…’ is ook in 2010 ingezet voor werving- en selectieprocedures. Na het succes van de Carrièrebeurs Overheid eind 2009, waar Zeist samen met de gemeente Soest een stand bemande, presenteerde Zeist zich op de regionale banenbeurs Brothers in Bunnik. Een activiteit die past in de uitgezette lijn, waarbij gestreefd wordt naar het versterken van het imago van Zeist als werkgever voor mensen die jong van geest en ontwikkelgericht zijn.

Ook is een organisatiepresentatie verschenen in de thema-uitgave ‘Jong en Ambtenaar’ van het tijdschrift Binnenlands Bestuur. In alle uitingen zijn de nieuwe kernwaarden herkenbaar uitgewerkt te weten, ‘Nabijheid door betrokkenheid en korte lijnen’, ‘Vertrouwen door het leggen van verantwoordelijkheid laag in de organisatie’ en ‘Kracht door de nadruk op de creativiteit en eigenheid die van medewerkers gevraagd wordt’.

Mobiliteit

Leden van het Gemeentelijk Management Team (GMT) hebben begin 2010 gedurende een week van afdeling geruild. Een prachtige activiteit in een jaar dat in het teken stond van het bevorderen van de interne mobiliteit. Ontwikkel- en snuffelstages van collega’s bij andere afdelingen zijn intussen een feit. De aandacht voor ontwikkelingskansen binnen de organisatie is aanzienlijk toegenomen. Naast ontwikkelgesprekken worden er sinds vorig jaar ook beoordelingsgesprekken gevoerd. Op deze wijze blijven de resultaatgerichte afspraken uit de ontwikkelgesprekken structureel onder de aandacht.

Vanuit het Loopbaan Ontwikkelings Team (LOT) worden collega’s ondersteund en gestimuleerd in hun loopbaanontwikkeling. Ook heeft de afdeling Organisatieadvies de nodige workshops en trainingen georganiseerd. Denk aan trainingen en workshops op het gebied van persoonlijke ontwikkeling en de balans tussen werk en privé. Door het bevorderen van de interne mobiliteit wordt de blijvende inzetbaarheid van medewerkers en daarmee de flexibiliteit van de organisatie geoptimaliseerd.

Opleiding en ontwikkeling

Op weg naar verder

Vanuit onze visie ‘Op weg naar verder’ willen we dat medewerkers in staat zijn mee te bewegen, zich aan te passen, nieuwe verbindingen te creëren en samenwerkingsverbanden aan te gaan. Dit houdt in dat de medewerkers in staat moeten zijn om voordurend te leren en in ontwikkeling te blijven. Vanuit de principes ‘leren ontwikkelen’, ‘ontwikkelen leren’ en ‘leren wil je zelf’ wordt door de afdeling Organisatieadvies een concernopleidingsprogramma samengesteld. Dit programma wordt in 2011 aan alle medewerkers aangeboden met als doel te ondersteunen in de eigen loopbaanontwikkeling.

Daarnaast is in dit verband door het Gemeentelijk Management Team (GMT) het strategisch opleidingsplan vastgesteld. Gemeentebrede opleidingsbudgetten worden gecentraliseerd om zo de kwaliteit van opleiden te verbeteren.

Opleidingen, trainingen en workshops worden voortaan vanuit de afdeling Organisatieadvies georganiseerd en vervolgens gelijktijdig aan meerdere medewerkers aangeboden. Er worden al regelmatig trainingen en opleidingen verzorgd door onze collega’s. Dit wordt in de toekomst nog meer gestimuleerd. Zo ontstaat meer zicht op opleidingen en andere formele ontwikkelingsactiviteiten zoals (loopbaan)coaching, intervisie, stages (in- en extern) en werken in projectengroepen.

Het nieuwe werken

Organisatieontwikkeling
Het Nieuwe Werken in Zeist

2010 was het jaar waarin ‘Op weg naar de Kern’ verder is uitgewerkt in ‘Op weg naar verder’. Deze organisatievisie geeft aan hoe we bij de gemeente Zeist willen doen, denken en zijn. Natuurlijk vanuit het vertrekpunt ‘Vertrouwen’, ‘Nabijheid’ en ‘Kracht’. Onze kernwaarden zeggen iets over het fundament van waaruit wij werken. De principes van Het Nieuwe Werken (HNW) sluiten hier naadloos op aan.

HNW verbindt HRM, Facilitair en ICT, anders gezegd de ‘Brains, Bricks & Bites’. Werken vanuit vertrouwen, loslaten van controle waar het kan, het nemen en krijgen van verantwoordelijkheid en het vervagen van grenzen tussen werk en privé vallen allemaal onder deze noemer. De aansturing van medewerkers richt zich op het bieden van vrijheid en vertrouwen. Dit houdt ook in dat een groot beroep wordt gedaan op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker.

HNW is kortweg:
‘mensen in staat stellen zelf te bepalen hoe, waar, wanneer en met wie ze werken’.

Om HNW verder vorm te geven zijn de juiste ICT middelen, de juiste faciliteiten en de juiste houding en gedrag van zowel leidinggevenden als medewerker nodig. De nieuwbouw van het gemeentehuis is in dit proces een zeer mooie ‘bijkomstigheid’. Bij de inrichting van het gemeentehuis wordt uiteraard rekening gehouden met de principes van HNW.

Vanuit onze organisatievisie gaan we in 2011 verder. Verder met het focussen en het scherpstellen van de punten op de i. ‘Leren ontwikkelen en ontwikkelend leren’ in de richting van HNW. Natuurlijk wel op een manier die bij de Gemeente Zeist past.

Deze visie willen we samen vorm en inhoud gaan geven.