Bestuurssecretaresse

Voor het bestuurssecretariaat zijn we op zoek naar een:  
 
Bestuurssecretaresse
Voor 32 uur per week
Werkdagen in ieder geval maandag en woensdag
 
Een no-nonsense, achter-de-broek-aan-zittend, verbindend, onvermoeibaar en optimistisch secretarieel wonder.
 
Dit doe je
Als bestuurssecretaresse van de gemeente Zeist is geen dag hetzelfde: ad hoc werken, prioriteiten stellen, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak, zijn voor jou vanzelfsprekend. Flexibiliteit en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar. Want, ook al staat de telefoon roodgloeiend, jij als afsprakenmachine, zorgt ervoor dat de wethouders blind op hun agenda kunnen vertrouwen en dat de stukken die ze nodig hebben op tijd klaar liggen. Zoals het een rasechte multitasker betaamt denk je vooruit en neem je initiatief. Je kunt snel schakelen en anticipeert met gemak op plots aankomende activiteiten. Jij bent het schakelpunt tussen het college, de organisatie en de inwoners van Zeist. Met grote nauwkeurigheid beheer je de complexe agenda’s van de collegeleden en scan je actief op belangrijke berichten in de mailboxen. Door jouw politiek en bestuurlijk inlevingsvermogen, ben je in staat op eigen initiatief mailberichten af te handelen of deze te bespreken met de collegeleden. Jij zorgt ervoor dat de dag van de collegeleden soepeltjes verloopt. Je bent je ervan bewust dat je het voorportaal bent van het college van gemeente Zeist, dus je beseft dat jouw optreden representatief en onkreukbaar moet zijn. Communicatie is daarin echt jouw ding, net zoals takt en inlevingsvermogen. 
 
Als bestuurssecretaresse maak je onderdeel uit van een team van drie bestuurssecretaresses van de gemeente Zeist. Vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid regel je met jouw collega’s de planning en de bezetting van het secretariaat, waarbij jouw bijzondere aandacht ligt bij de ondersteuning van de wethouders. 
 
Dit ben jij
Je beschikt hiervoor over een MBO+ werk- en denkniveau en een directiesecretaresse opleiding, aangevuld met minimaal 3 jaar werkervaring. Je bent klant- en kwaliteitsgericht en spreekt en schrijft uitstekend Nederlands. Je voelt je verbonden met de Zeister omgeving en volgt daardoor de ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie op de voet. Je zoekt daarin ook actief de aansluiting. Niemand kan om jou heen, want je stuitert door de organisatie. En door jouw feilloze inschattingsvermogen ben je in staat om in te schatten welke informatie vertrouwelijk is en weet je hoe je daar mee om moet gaan. Je technische en digitale vaardigheden zijn meer dan op orde, want jij weet dat je door slim digitaliseren een hoop tijd kunt besparen. Goed overzicht werkt efficiënt en effectief;  jij weet hoe je je werk het beste kunt indelen, zodat je prioriteiten kunt stellen en daarbij de juiste werkmethode kunt kiezen die weinig tijd kost.  
 
Wat bieden wij
Als je bij de gemeente Zeist werkt, heb je uitstekende arbeidsvoorwaarden. Het Nieuwe Werken is bij ons geen loze kreet. Alles is erop ingericht om flexibel te werken. Een goede balans tussen werk en privé vinden wij belangrijk. Ook zijn er talloze regelingen om je persoonlijke ontwikkeling te stimuleren. Lerend werken noemen we dat. Bij ons zit niemand stil, je kunt altijd vooruit, als jij dat wilt. Afhankelijk van opleiding en ervaring kun je als bestuurssecretaresse maximaal € 3.114,00 bruto per maand (salaristabel per januari 2020) verdienen (salarisschaal 7) bij een volledige werkweek van 36 uur. Voor zeer ervaren kandidaten is plaatsing in de naasthogere schaal eventueel mogelijk. 
 
Dit is Zeist
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 60.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Onze cultuur is informeel, onze werkwijze integraal en interactief. Ontwikkeling is voortdurend vereist en belangrijk: als organisatie weten wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. Als medewerker heb je juist daarin je toegevoegde waarde. In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional kunt blijven groeien. We zijn niet op zoek naar een ”typische ambtenaar”, maar wel naar een sterke persoonlijkheid die met de nodige geestdrift en humor uitdagingen te lijf gaat.
 
Meer informatie
Bel met Randolf van Son, via telefoonnummer 14 030. Voor meer informatie over onze gemeente kun je kijken op www.werkenbijzeist.nl of www.zeist.nl. 
 
Solliciteren
Herken je jezelf in het profiel? Wacht dan niet langer en solliciteer direct via het sollicitatieformulier hieronder! Een standaard motivatiebriefje kan natuurlijk maar we worden graag verrast. Mocht jouw creatieve manier van solliciteren niet passen binnen onze sollicitatiewijze, mail dan (de link naar) je motivatie naar Wimke van Reenen (HR adviseur) via w.van.reenen@zeist.nl. Laat ons weten waarom je kiest voor Zeist, deel een paar mooie resultaten die je in het verleden hebt behaald en de manier waarop je dat voor elkaar hebt gekregen. En bovenal: verklap ons vast waar je slecht in bent.
Je kunt tot en met woensdag 27 november aanstaande reageren. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op dinsdag 3 december. Dit doen we in de vorm van een speeddate, mogelijke kandidaten worden dus tegelijk uitgenodigd. Of je hiervoor wordt uitgenodigd hoor je uiterlijk op vrijdag 29 november. Houd je daar vast rekening mee?
 

Acquisitie stellen we niet op prijs. Echt niet!

*** Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang.***

 
Over werken bij Gemeente Zeist

In Zeist werken een kleine 400 collega’s samen om iedere dag weer de allerbeste bijdrage te leveren aan een goed leven voor onze ruim 63.000 inwoners. Die inzet vraagt veel van mensen en daarom mogen onze medewerkers ook veel van ons vragen. Een modern gebouw met goede voorzieningen, passende arbeidsvoorwaarden en de middelen om je zo te ontwikkelen dat je het beste uit jezelf haalt, in je functie maar ook daarbuiten…

Over werken bij Gemeente Zeist
Gemeente Zeist

Het Rond 1
3701 HS Zeist
Nederland

zeist@zeist.nl
14 030